L’oggetto sociale di un Ufficio di Rappresentanza è molto limitato. Infatti, questa struttura puo’ essere utilizzata principalmente per le seguenti funzioni:

Ricerca di clienti/fornitori sul territorio cinese;
Conduzione di ricerche di mercato e monitoraggio sul territorio cinese;
Mantenimento di relazioni stabili e continue con i clienti e/o fornitori locali;
Controllo qualità sulle merci acquistate dalla società madre nei siti produttivi;
Supervisione e coordinamento logistico nelle attività di sourcing;
Presentazione e introduzione di prodotti nel mercato cinese, anche attraverso piccole showroom;
Controllo sui trasferimenti di tecnologie dalla casa madre a società cinesi.
Gli Uffici di Rappresentanza permettono inoltre di:
Assumere personale cinese;
Affittare legalmente un ufficio;
Richiedere il visto di lavoro per il personale straniero;
Disporre di liquidità in RMB per affrontare i costi legati al normale svolgimento di attività in Cina (pagamento affitti, stipendi, viaggi, ecc.) .

Quali sono quindi i passi da completare per una corretta registrazione?
Approvazione preliminare da parte dell’autorità competente. Sebbene questo requisito sia venuto meno nella maggior parte dei casi, per alcuni settori particolari (succursali di società bancarie e istituzioni finanziarie, turismo, editoria) è ancora richiesto il rilascio di un benestare da parte delle autorità preposte;
Registrazione presso la Administration of Industry and Commerce per l’ottenimento del Certificato di Registrazione dell’Ufficio di rappresentanza di società straniera;
Richiesta dei timbri ufficiali (il timbro dell’Ufficio di rappresentanza e il timbro finanziario) e registrazione presso il Public Security Bureau;
Ottenimento del codice di impresa al Bureau for Quality and Technology Supervision.
Registrazione presso l’autorità fiscale locale;
Richiesta per l’apertura di un conto bancario in valuta estera alla People’s Bank of China;
Apertura conto corrente in RMB e conto in valuta estera;
Finalizzazione contratti del personale con il dipartimento o organizzazione competente.

Quali invece i documenti necessari?
Modulo di registrazione;
Certificato d’iscrizione presso la Camera di Commercio, Industria e Artigianato (tradotto, legalizzato in prefettura e autenticato dall’ambasciata o dal consolato cinese competente per la giurisdizione dell’investitore);
Lettera di referenze bancarie contenente informazioni di base sulla società investitrice (nome, sede legale, data di apertura del conto, capitale sociale, status creditizio) e considerazioni generali da parte della banca;
Dichiarazione del CdA della società investitrice che approva la costituzione di un Ufficio di rappresentanza nella Repubblica Popolare Cinese;
Contratto ufficiale di locazione o di acquisto dell’ufficio o dell’immobile, corredato del certificato di proprietà del titolare;
Atto di nomina del Chief Representative e di eventuali altri rappresentanti da parte del CdA della società investitrice;
Documento di identità (carta d’identità, copia del passaporto e del visto, o altro documento identificativo) del Chief Representative;
Curriculum vitae del Chief Representative e di eventuali altri rappresentanti stranieri;
Foto del Chief Representative.
Dal 2010 inoltre, L’Amministrazione Statale per l’Industria e il Commercio (SAIC) ha emesso nuovi ordinamenti che interesseranno sia gli investitori stranieri che vogliono aprire un Ufficio di Rappresentanza in Cina, sia chi ha già un UR in Cina. L’azienda madre deve esistere da almeno due anni;
Oltre al certificato d’iscrizione presso la Camera di Commercio, è richiesta una lettera di referenze bancarie rogata da un notaio del paese d’origine dell’investitore e legalizzata dall’ambasciata/consolato cinese;
Il certificato d’iscrizione per un UR è ora valido solo per un anno invece dei precedenti tre anni; tutti gli UR esistenti otterranno un rinnovo della licenza di un anno quando rinnoveranno quella attuale. A ogni rinnovo annuale di licenza l’UR dovrà presentare un certificato d’iscrizione dell’azienda madre autenticato e legalizzato;
I rappresentanti stranieri di un UR, incluso il Chief Representative, non possono eccedere le quattro unità; per gli UR già esistenti che abbiano più di quattro rappresentanti stranieri (incluso il Chief Representative), il SAIC non richiede che il numero venga diminuito, ma non ne verranno autorizzati degli altri;
L’ufficio locale AIC dovrà verificare tutta la documentazione dell’UR entro tre mesi dall’ottenimento del certificato di registrazione.

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